Introduzione a ReguLabel

ReguLabel: organizzare ingredienti e preparazioni in modo chiaro e tracciabile.
Un sistema di schede, etichette con QR code e registro alimenti automatico per avere sempre sotto controllo ciò che entra ed esce dalla cucina, risparmiando tempo e garantendo precisione ai tuoi clienti ed agli organismi di controllo.

Il contesto: etichette, HACCP, controlli e storico

In una cucina professionale è facile perdere il controllo di etichette, scadenze, lotti e allergeni.
Le normative igienico-sanitarie (regolamenti CE n. 178/2002, CE n. 852/2004 ed UE n. 1169/2011) richiedono ordine, tracciabilità e una corretta gestione delle informazioni relative ai prodotti utilizzati.

Senza un sistema strutturato, questo significa:

• etichette ritagliate e conservate in scatole o raccoglitori improvvisati;
• operazioni di trascrizione delle informazioni di tracciabilità su quaderni o fogli elettronici spesso troppo onerose per essere sempre compiute al meglio;
• difficoltà nel ricostruire la storia di un prodotto o di una preparazione;
• controlli più stressanti e lunghi del necessario.

ReguLabel nasce proprio per evitare tutto questo, portando queste informazioni in un database digitale semplice da usare e sempre consultabile, in linea con quanto previsto dalle normative vigenti, che definiscono "«informazioni sugli alimenti»: le informazioni concernenti un alimento e messe a disposizione del consumatore finale mediante un’etichetta, altri materiali di accompagnamento o qualunque altro mezzo, compresi gli strumenti della tecnologia moderna o la comunicazione verbale”. Regolamento (UE) n. 1169/2011 Capo.1 Art.2a.

La struttura di ReguLabel: il database prodotti

In ReguLabel organizzi la tua cucina in una struttura ad albero composta da 3 elementi: Gruppi, Prodotti e Schede.

Gruppi

I Gruppi servono a suddividere i prodotti per tipologia, partita di competenza o qualunque altro criterio adatto al tuo modo di organizzare la produzione, ad esempio:
“Carne”, “Verdura”, “Spezie”, “Sughi”, “Dolci”, ecc.
Le decidi e le gestisci tu, in base alla natura del tuo business e alla tua organizzazione.

Prodotti

All’interno di ogni categoria inserisci i prodotti, ad esempio:

• categoria “Carne” → “Manzo”, “Pollo”, “Bacon”, “Salsiccia”…
• categoria “Sughi” → “Ragù alla bolognese”, “Sugo alla genovese”, ecc.

Ogni prodotto è un contenitore di schede.

Schede

La scheda è l’unità base del sistema: rappresenta un lotto di un prodotto o di una preparazione e contiene le informazioni necessarie per la tracciabilità del prodotto.
Nel tempo, questa struttura Categorie → Prodotti → Schede diventa il tuo “albero prodotti”, costruito in modo progressivo, senza complessità.

Come funziona ReguLabel, passo dopo passo

1. Crei una nuova scheda ogni volta che spacchetti un ingrediente o fai una preparazione

Quando arriva un nuovo ingrediente o esegui una preparazione:

Se il prodotto esiste già:

1. lo trovi tramite la navigazione nelle categorie o con la funzione di ricerca;
2. l’app ti mostra la scheda più recente relativa a quel prodotto;
3. da lì selezioni “Crea nuova scheda” e compili solo ciò che serve.

Se il prodotto non esiste ancora:

4. lo aggiungi alla categoria giusta;
5. crei la prima scheda da cui partirà lo storico.

Ogni nuova scheda eredita automaticamente dalla scheda precedente le informazioni di base (durata di conservazione, tipologia di lavorazione, imballo, temperatura di conservazione, allergeni).
Tu devi solo verificare e modificare ciò che cambia, senza riscrivere tutto da zero: il procedimento è molto rapido e riduce il tempo speso sulla documentazione.

Per ogni nuova scheda puoi:

• aggiornare le informazioni (scadenza, note, eventuali allergeni);
• scattare o caricare le foto delle etichette originali;
• collegare altre schede già presenti nel sistema, quando si tratta di una preparazione che usa ingredienti a loro volta codificati.

Ingredienti e preparazioni sono gestiti dallo stesso elemento scheda, ciò che cambia sono le risorse che vi associ:

• per un ingrediente semplice (es. “Bacon”): la scheda conterrà solo foto alla sua etichetta;
• per una preparazione (es. “Ragù alla bolognese”): la scheda conterrà le foto di etichette di alcuni ingredienti specifici (ad esempio la passata di pomodoro ed il vino) e i link alle schede di altri ingredienti che compongono la ricetta, precedentemente codificati perché da utilizzare anche in altre preparazioni (ad esempio il macinato di carne).

Così, per ogni prodotto costruisci nel tempo uno storico ordinato di schede, sempre disponibile.

2. Stampi le etichette con QR code

Quando hai bisogno di un’etichetta:

1. richiami il prodotto interessato (categoria o ricerca);
2. l’app mostra la scheda più recente;
3. selezioni la funzione “Stampa”.

ReguLabel genera un’etichetta chiara che contiene:

• le informazioni essenziali (nome prodotto/preparazione, data produzione e scadenza);
• un QR code univoco che rimanda alla scheda corrispondente.

L’etichetta viene stampata con la stampante dedicata e applicata sul contenitore o sulla confezione interna.

3. Consulti le informazioni e il registro alimenti

Scansionando il QR code con qualsiasi dispositivo (smartphone, tablet, ecc.) si apre la pagina web della scheda:

• trovi subito le informazioni principali;
• puoi vedere le foto delle etichette originali;
• puoi seguire i collegamenti alle altre schede (per vedere, ad esempio, da quali ingredienti è composta una preparazione).

In parallelo, ogni scheda finisce automaticamente nel registro alimenti digitale della tua attività:

• un registro ipertestuale che raccoglie la storia di tutti i prodotti utilizzati in cucina;
• consultabile in qualsiasi momento;
• che ti aiuta a rispettare l’obbligo di conservare per almeno un anno le etichette dei prodotti usati.

Questo approccio rende i controlli più rapidi e trasparenti, e ti consente di avere sempre sotto controllo cosa è entrato in cucina e come è stato utilizzato.

I vantaggi per la tua cucina

Per il ristoratore / gestore

• Tracciabilità organizzata: sai sempre da dove arrivano gli ingredienti di una preparazione e puoi ricostruire il percorso di ogni prodotto.
• Registro alimenti automatico: niente più scatole di etichette e imballi da conservare e/o lunghe e complesse sessioni di ufficio per trascrivere le informazioni di tracciabilità, tutti i dati restano archiviati in digitale.
• Maggiore serenità nei controlli: le informazioni necessarie sono disponibili in pochi secondi.

Per lo staff di cucina

• Procedura chiara e ripetibile: per ogni utilizzo basta richiamare il prodotto, creare una nuova scheda e, quando serve, stampare l’etichetta.
• Riduzione degli errori: etichette leggibili e QR code che portano sempre alle informazioni corrette.
• Meno caos di carta: le foto delle etichette sostituiscono ritagli e appunti.

Per gli organismi di controllo

• Accesso immediato alle informazioni: tramite QR o registro digitale, tutta la documentazione è pronta e ordinata.
• Maggiore trasparenza: ogni preparazione è collegata alle schede dei prodotti che la compongono.
• Storico garantito: le informazioni restano consultabili per il tempo necessario.

A chi si rivolge ReguLabel

ReguLabel è pensato per tutte le realtà che gestiscono ingredienti e preparazioni in modo professionale:

• ristoranti;
• bar;
• mense scolastiche, aziendali, ospedaliere;
• servizi di catering;
• gastronomie, laboratori e cucine centralizzate;
• strutture ricettive con ristorazione interna.

Distribuzione tramite partner

ReguLabel viene distribuito e installato tramite una rete di partner autorizzati: aziende che operano nel settore delle soluzioni per la ristorazione (sistemi POS, assistenza tecnica, system integrator).
Questo modello ti garantisce:

• un referente tecnico vicino alla tua attività;
• installazione, configurazione e assistenza gestite da professionisti abituati a lavorare con cucine professionali;
• la possibilità di integrare ReguLabel con gli altri sistemi già presenti (gestionale, POS, rete).

Per trovare il partner più vicino, visita la sezione “Trova un distributore”.

Vuoi saperne di più?

Se vuoi vedere una dimostrazione pratica del flusso di lavoro guarda il video introduttivo oppure consulta la sezione tutorial.

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